渋谷区の社会保険労務士です。

こんにちは、高山英哲です。高山英哲

“労働基準監督署の調査”というと、飲食業に携わるあなたはどういうものを思い浮かべるだろうか?

おそらく大半の人は、あまりいいなイメージは思っていないかもしれない。つまりネガティブ思考でとらえている。

私は「労働監督署の調査」こそ、本当の会社の問題点を改善を考えるチャンスであると考えている。

確かに、調査内容によっては心を痛めることもあるだろう。

しかし、決して悲観的になることはない。会社が抱えるありとあらゆる問題に直面をしても、その問題を解決するために、私たちは何をすればいいかを、汗をかいて考えることだ。

そこで今回は「飲食業における労働基準監督署の調査:まさに是正勧告の「今」を知を知り、改善する方法」、具体的にどういうものかを解説しよう。

人事総務担当者でない方でも分かりやすい内容となっている。安心して読み進めてほしい。

 

1.そもそも労働基準監督署の正体、その姿とは?

あなたの店舗が労働基準監督署から調査を受けたら「労働基準監督署」の正体、姿を知り得ることから、まず始めなければならない。

それでは「労働基準監督署」の正体、その姿とは?説明しよう。

労働基準監督署とは「労働基準法を始め労働安全衛生法、最低賃金法、賃金支払確保に関する法律、労働環境測定法、じん肺法等労働者の最低の労働条件や環境の遵守に関する諸法律の実効を確保するために設けられた行政機関」である。

続いて、労働基準監督署の内部組織はこうだ。

労働基準監督署の内部組織は、労働基準法などの関係法令に関する各種届出の受付や相談対応、監督指導を行う「方面」(監督課)、機械や設備の設置に係る届出の審査や、職場の安全や健康の確保に関する技術的な指導を行う「安全衛生課」、仕事に関する負傷などに対する労災保険給付などを行う「労災課」、会計処理などを行う「業務課」から構成されている。

組織のなかで、あなたの会社の調査を行うのはどこか?

その答えはズバリ!「方面」(監督課)である。

「方面」(監督課)の主な仕事は、

1-1 申告・相談の受付

法定労働条件に関する相談や勤務先が労働基準法などに違反している事実について行政指導を求める申告を受ける。

1-2 臨検監督(監督指導)

労働基準法などの法律に基づいて定期的にあるいは働く人からの申告などを契機として事業場(工場や事務所など)に立ち入り機械・設備や帳簿などを調査して関係労働者の労働条件について確認を行う。その結果法違反が認められた場合には事業主などに対しその是正を指導する。加えて危険性の高い機械・設備などについてはその場で使用停止などを命する行政処分を行う。

1-3 司法警察事務

 事業主などが度重なる指導にもかかわらず是正を行わない場合など重大・悪質な事案については労働基準法などの違反事件として取調べ等の任意捜査や捜索・差押え、逮捕などの強制捜査を行い検察庁に送検する。

「方面」(監督課)の調査は3つだ。

申告・相談の受付、臨検監督、司法警察事務、会社に対しての是正勧告、指導にかかわることで会社の労働時間の改善など目的とするものである。

あなたの会社は、この3つの事案を意識し社内での改善を図ることは不可欠である。そうすることで調査に入った場合でも対応で動揺することはない。同時に従業員も働きやすい店舗となる。つまり改善事項が発生する余地のない会社となる。

極端な話し、給与が低いとか、仕事がキツイ事業所でも、将来へ向かって改善できる会社は求職者からも選ばれる会社となる。

次に労働基準監督署の調査の具体的な内容について詳しく解説しよう。

 

 

2.まさに「今」を知る、労働基準監督署の調査目的と具体的な内容

あなたが労働基準監督署の調査目的と具体的な内容を知ること。それは、会社を改善するため重要なものとなる。

引続き解説しょう。

労働基準監督署の調査目的は、企業が労働基準諸法令を守って経営を行っているかを確認することである。労働基準監督官が事業所へ訪問する形で行われる調査もしくは事業主等が直接労働基準監督署に出向いて行われるものがある。これを知らないでアクションを起こすことは、重要な時間の無駄遣いになる。ここは最初に押さえておこう。
 

2-1 労働基準監督署の調査目的と具体的な内容


では、労働基準監督署の調査の具体的な内容は何か。

続いて解説しょう。それは、大きくわけて

1.「定期監督」:対象企業を無作為に抽出し、その年度の重点取り締まり業種、特定の商業施設を調査対象とするもの

2.「申告監督」:従業員、家族からの社内の法令違反等の申告を受けての調査をするもの

の2つである。

調査の時期については、企業規模の大小には関係ない。あなたの会社は、いつでもその対象となる可能性があるといえる。

数年前の調査は余裕を持った調査日を事前に指定されることが多かった。しかし今は違う。事前通知なく(アポナシ)の調査も少なくない。

この調査で労働基準法をはじめとした労働基準諸法令違反が見つかれば、法律に従うよう是正勧告等が行われる流れとなる。

 

2-2 労働基準監督署の調査のプロセス

さらに調査の流れだ。あなたも突っ込んで考えてみよう。

【厚生労働省】「労働基準監督官の役割:臨検監督の一般の流れ」より

【厚生労働省】「労働基準監督官の役割:臨検監督の一般の流れ」より


①対象企業を無作為に抽出または従業員などからの法令違反の申告

②郵送で調査依頼書または出頭命令(直接事業所へ訪問(アポナシ))が会社に届く

③事業所で調査・監督が実施される

④労働基準監督官から是正勧告書・指導票を受ける

⑤会社で是正報告書、回答書などを作成し労働基準監督署へ提出する

⑥是正勧告事項を実行し改善する(数ヶ月から長期間かかる場合もある)

⑦調査終了

これは順調に調査が終了した場合だ。

改善できない場合は書類送検へとすすむこともある。

是正すべき点は必ず改善する!、といった姿勢が必要だ。

 

2-3 ルールがない調査資料 押さえておきたい8つ資料と、3つの調査項目

では実際に調査の対象となった場合どのような資料を用意する必要なのか。さらに、どのような調査項目となるか。

これらについては、全国的に決まったルールはない。なぜならば、その地区や時代背景に応じて重点的に調査対象とする項目が変化しているからだ。

定期監督は通常必要とされる資料は以下のとおりだ(申告監督で法違反が明らかな場合、その法違反の関連する資料)。

(1)労働者名簿
(2)就業規則
(3)出勤簿、タイムカード、時間外・休日労働の記録
(4)賃金台帳
(5)時間外・休日労働に関する協定届(36協定届)
(6)その他労使協定および協定届の控え
(7)年次有給休暇付与台帳
(8)定期健康診断結果個人票

なお、最近では資料だけでなく、次の3つの項目を調査として踏み込んでくる。

①36協定を超えるような長時間労働の有無
②労基法41条第2号の管理監督者の適用要件
③衛生推進者は選任

あらかじめ、チェックをしておこう 

3.労働基準監督署からの是正勧告書で注意することは、一つだけ

是正勧告書とは労働基準監督官が事業場に対し臨検監督等を行った際に労働関係法令違反があった場合、是正内容を勧告する文書である。

例えば会社の名称、代表者職氏名等の属性に関する事項、会社の違反法条項、措置状況(労働基準監督官が指摘した法違反の内容および警告文、是正期日等)、臨検監督を行った労働基準監督官の氏名等が記載される、

では労働基準監督署からの是正勧告書で注意することは何か。

それでは解説しょう。

その前に具体的なイメージをつかんでもらうためには是正勧告書をみてもらうのがいいだろう。

是正勧告書例PDF(Adobe Acrobat)

前述の内容と同様に労働基準監督署から調査プロセスを前提とするが違反事由があった場合、労働基準監督官から「是正勧告書・指導票」を受けることとなる。

まずあなたがすることは是正勧告書・指導票の内容を確認することだ。内容がよくわからないものもあるだろう。でも決して後回しにはしないでほしい。なぜならば、調査で注意することは改善「スピード」だからだ。

その結果、労務管理などが見違えるほど好転することも期待できる。
是正勧告書に内容については次の3つを重視する。

  • 違反法条項等
  • 違反事項
  • 是正期日

労働基準監督官からは、それぞれ丁寧な説明がある。通常は調査日から1週間経過後に所轄労働基準監督署へ足を運ぶこととなる。可能ならば人事総務担当者を含め2名以上で行くべきだ。

違反事項は労働基準監督署から発行されているパンフレットを提示のうえ丁寧に説明してくる。その内容が理解できない場合は、トコトン質問をすること。決して嫌がる監督官はいないはずだ。

この時間は長いと2時間を越える場合もあるが通常は1時間程度だ。労働基準法をはじめ労働諸法令の知識も蓄積されていくこととなるからメモをとることを怠ってはならない。会社を代表しているあなたが会社評価の対象となる。聞く耳をたてている姿勢も重要だ。約2ヶ月後に、改善結果を報告する必要がある。

これらを踏まえた上で後述する是正報告書のイメージを見ていくと理解しやすい。

このやり方で弊社の顧問先に成果をもたらしているので是非、読んで実践してい。

4.是正報告書を提出するだけでは、意味がない

是正報告書は是正勧告を受けた会社が労働基準監督機関に対して是正・改善状況を報告するために提出する文書である。

具体的に会社の名称、代表者職氏名等の属性に関する事項、会社の違反法条項、是正内容、是正完了年月日等を記載し提出する。さらに必要に応じて添付書類が必要な場合がある。正当な理由があれば期限後の提出も可能であるが基本的には早急に作成すべきだ。

言うまでもないが「事実」に基づき作成をすること。あなたは理解している。虚偽報告は絶対にしてはならないと。

早速、是正報告書の記入例をみてもらうこととする。是正報告書PDF(Adobe Acrobat)

書き方に正解はない。迷ったら監督官へ相談してみるといい。丁寧に教えてくれるはずだ。

コツがあるとしたら、まず「是正勧告書」と同じ内容を、そのまま「是正報告書」へ転記をすること。次の「いつ」「何を改善した」、かを書くだけである。そんなに難しくはない。上述の「是正勧告書」が明示されいるから比べてみるといい。あなたも容易に作成できる。

是正報告書PDF(Adobe Acrobat)

是正報告書を提出するだけでは意味がない。

なぜか?

あなたが書いた「是正報告書」、その内容次第では労働基準監督署が会社の改善姿勢を判断するからだ。

よって作成するに当たっては、社長をはじめ人事総務責任者と協議のうえすすめていくことが必要だ。もちろん専門家の意見を参考になる

慎重を期すしながら改善へ向けてすすめていくことで、あたなの会社は、他社から一歩先へいく会社へと改善していくこととなるはずだ。

具体的イメージを見ながらの解説した。より理解が深まったのではないだろうか。また、大事なことなのであらためてお伝えすると、

「労働基準監督署の調査こそ、本当の会社の問題点を改善を考えるチャンスである」、と考えている。この考えは、同時にあなたの会社の人事労務管理の技術をワンランク上に引き上げるができる。

ゆえに会社の成長につなげることは可能である。決してネガティブに考えないでほしい。

労働基準監督署の調査によって社内での意見、考えのぶつかり合いの中で、逃げ出したくなる時もあるだろう。解決するには会社内のチームですすめていくから必然といえる。しかしながら、あなたは会社に一番重要なDNAを築きあげるため選ばれたメンバーである。心を倒さずにチャレンジしてほしい。

この記事を読んだ人が本当に満足し、人事労務に関する悩みや願望を解決させる思考を身につけることを期待している。

あとは実践あるのみである。

 

最後までお読みいただきありがとうございました。

渋谷の社会保険労務士の高山英哲でした。
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